(目的)

第1条　この規則は、法令その他別に定めるもののほか、文書の管理について必要な事項を定めることにより、文書の適正な管理を確保するとともに、文書事務の効率化及び最適化を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の管理単位)

第2条の2　文書の管理は、課等を単位として行うものとする。ただし、総括文書管理者が適当と認めるときは、他の管理単位とすることができる。

(総括文書管理者)

第2条の3　各管理単位における文書の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括するため、総括文書管理者を置く。

(副総括文書管理者)

第2条の4　総括文書管理者を補佐するため、副総括文書管理者を置く。

(文書管理者)

第2条の5　各管理単位に文書管理者を置く。

(ファイル責任者及びファイル担当者)

第2条の6　文書を適正に分類整理し、及び管理するため、各管理単位にファイル責任者及びファイル担当者を置く。

(監査責任者)

第2条の7　各管理単位における文書事務の監査を行うため、監査責任者を置く。

(文書担当者)

第2条の8　市の職員であって、文書を取り扱うものを文書担当者とする。

(文書主義の原則)

第3条　事案の処理は、全て文書により行うものとする。ただし、次に掲げる場合は、この限りでない。

第4条及び第5条　削除

(文書の種類)

第6条　文書は、法規文書、公示文書、令達文書及び一般文書に区分する。

(文書の記号及び番号)

第7条　文書には、次に掲げるところにより記号及び番号を付するものとする。

(用紙の規格)

第8条　文書に用いる用紙の規格は、日本産業規格A列4番(以下「A4判」という。)とする。ただし、別に定めのある場合その他A4判とすることが適当でないときは、この限りでない。

(左横書きの原則)

第9条　文書は左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(用字用語)

第10条　文書は、次に掲げるものにより、的確かつ簡潔に記載するように努めなければならない。

(文書の収受)

第11条　市役所に到達した文書、物品その他の郵便物(以下「文書等」という。)は、次に掲げるものを除き、総務課において収受するものとする。ただし、直接主管課等に到達した文書等については、当該主管課等において収受することができる。

(収受文書の配布)

第12条　前条の規定により総務課で収受した文書は、次に定めるところにより処理するものとする。

(配布文書の返付又は転送)

第13条　主管課長等は、総務課から配布された文書等及び主管課等において直接収受した文書等のうち、当該主管課等の所管に属さないものがあるときは、直ちに総務課に返付又は転送するものとする。

(収受文書の処理)

第14条　主管課長等は、第12条の規定により文書の配布を受けたときは速やかに開封の上、当該文書の余白に受付印(様式第7号)を押し、文書件名簿に必要事項を記載するものとする。ただし、軽易なものその他主管課長等が文書件名簿に登載する必要がないと認めるものについては、この限りでない。

(起案)

第15条　文書による意思決定は起案によるものとし、起案に当たっては、次に掲げるものを除くほか、決裁権者が市長及び副市長のときは起案用紙(様式第11号)を、決裁権者が市長及び副市長以外のときは起案用紙(様式第11号の2)を並びに継続用紙(様式第12号)を用いなければならない。ただし、2枚目以降に使用する用紙については、継続用紙に代えて当該文書の保存に耐える他の用紙を用いることができる。

(供覧)

第16条　収受した文書のうち、起案による処理を必要とせず、単に閲覧に供することをもって足りるものは、当該文書の余白に「供覧」と記載し、上司に供覧しなければならない。

(起案文書の作成要領)

第17条　起案文書は、次に定めるところにより作成しなければならない。

(回議)

第18条　起案文書は、当該事務の決裁区分に従い回議しなければならない。この場合において、回議の順序は処務規則第35条の規定を準用する。

(合議)

第19条　起案文書で、他の課等に関係のあるものは、次に定めるところにより決裁を受けなければならない。

(持ち回りによる回議等)

第20条　処理に急を要する事案又は秘密を要する事案若しくは重要な事案は、その内容について説明できる者が持ち回りにより回議又は合議するものとする。

(緊急事案の処理手続)

第21条　緊急に処理を要する事案で、第18条及び第19条に定める所定の手続を経る暇がないときは、上司の指示を受けて処理することができる。この場合において、当該事案の処理後直ちに所定の手続をしなければならない。

(代決)

第22条　特に急を要する文書について、決裁権者の不在中あらかじめ定められた職員がその事務を代決したときは、起案文書の代決者として押印した印影の上部に「代」と記載するものとする。

(法規文書等の審査)

第23条　条例、規則及び訓令等に関する文書については、鳴門市条例審議会の審議を経た後、回議するものとする。

(起案内容の変更等の取扱い)

第24条　回議の結果、起案文書の内容に重大な変更が生じた場合又は廃案となった場合は、回議した者にその旨を通知しなければならない。

(施行)

第25条　決裁を受けた起案文書(以下「決裁文書」という。)は、起案者において決裁年月日を記入のうえ、直ちに施行の手続をとらなければならない。ただし、直ちに施行することができないものについては、主管課長等の指示を受けるものとする。

(文書の浄書及び校合)

第26条　施行する文書(以下「施行文書」という。)の浄書は、主管課等において行う。

(文書の印刷)

第27条　施行文書の印刷は、主管課等において行う。

(公印の押印)

第28条　施行文書には、鳴門市公印規則(昭和39年鳴門市規則第4号。以下「公印規則」という。)の定めるところにより、公印を押さなければならない。

(契印の押印)

第29条　施行文書には、施行の確認をするため、決裁文書の上に施行文書の上部を重ね、契印を押印しなければならない。

(文書等の発送)

第30条　文書等の発送は、郵便により総務課において行う。ただし、特に緊急を要する文書等及び一時に大量に発送する文書等その他総括文書管理者が必要と認める文書等は、主管課等において発送することができる。

(文書ファイル等による整理の原則)

第31条　文書担当者は、文書を作成し、又は取得したときは、当該文書担当者が不在であってもその経過が他者に分かるよう、常に次に掲げる文書の整理を行わなければならない。この場合において、文書担当者は、文書に公文書以外のものが混在しないように努めなければならない。

(文書ファイル等の分類)

第32条　文書ファイル等の整理に当たっては、行政文書分類基準表に基づき、各管理単位の事務、事業等の性質、内容等に応じて系統的に分類するものとする。

(文書ファイルの分割・統合)

第33条　文書ファイルは、必要に応じて分割し、又は統合することができる。この場合において、文書ファイル管理簿の記載内容を変更しなければならない。

(文書ファイル等の完結)

第34条　文書担当者は、文書ファイル等に係る事務、事業等が完結したときは、文書ファイル管理簿に当該文書ファイル等の完結日及び保存期間満了日を記載しなければならない。

(文書ファイル等の収納)

第35条　文書ファイル等を収納するキャビネット、書棚等は、当該文書ファイル等の収納に適したものを使用するものとする。

(文書の整理及び収納)

第36条　文書担当者は、執務中を除き、文書を自己の手元に置いてはならず、当該文書を参照しないときは、文書ファイル等に綴じて所定の収納場所に収納しなければならない。

(保管・保存の原則)

第36条の2　文書担当者は、処理が未完結の文書ファイル等及び完結した文書ファイル等を各管理単位で定める分類に従い、これを整理した上で執務室又は各管理単位で管理する書庫に保管するものとする。

(文書の保存期間等)

第37条　ファイル責任者は、当該年度に発生した文書を随時精査し、保存する必要がある文書と保存する必要のない文書に選別しなければならない。

(文書の完結日)

第38条　文書の完結日は、次の表に定める日とする。

(保存期間の起算日)

第39条　文書の保存期間の起算日は、完結した日の属する年度の翌年度の4月1日からとする。

(重複保管の排除)

第40条　文書担当者は、処理が未完結の文書ファイル等及び完結した文書ファイル等を各管理単位において責任を持って保管し、日常業務において参照する文書ファイル等を除いて重複して保管しないものとする。

(重要文書の保管・保存)

第40条の2　永年保存を要する文書及びこれに準ずる特に重要な文書(当該文書が電磁的記録である場合を除く。)を各管理単位において保管するときは、これらを管理上安全な金庫又は施錠可能なキャビネット等に収納し、非常の際容易に搬出することができる適当な場所において保管しなければならない。

(保存文書の電子化及びマイクロフィルム化)

第40条の3　文書管理者は、5年以上保存を要する文書であって、執務室内の保管場所の省スペース化、当該文書の参照の頻度、電子化又はマイクロフィルム化に要する経費等を考慮し、電子化し、又はマイクロフィルム化して保存することが妥当である文書については、これを電子化し、又はマイクロフィルム化して保存することができる。この場合において、電子化し、又はマイクロフィルム化した紙媒体の原本の保存期間は、第37条第3項の規定にかかわらず、これを1年とすることができる。

(歴史的文書の特定)

第40条の4　市史編さんを所管する課長(以下「市史編さん主管課長」という。)は、歴史的文書に該当する文書を特定し、文書管理者は、当該特定された文書について文書ファイル管理簿にその旨を記載するものとする。

(文書ファイル管理簿の原則)

第40条の5　文書管理者は、第31条の規定により文書を文書ファイル等に整理したときは、当該文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存場所その他の必要な事項を文書ファイル管理簿に登録しなければならない。

(備置き)

第40条の6　文書ファイル管理簿は、各管理単位に正本を備え置き、総務課に副本を備え置くものとする。

(ファイル管理簿の公表)

第40条の7　総括文書管理者は、鳴門市情報公開条例第22条の規定に基づき、総務課に備え置いた文書ファイル管理簿の副本を市民等の利用に供するものとする。

(文書の引継ぎ)

第41条　ファイル責在者は、保管期間を満了した文書ファイル等であって、保存期間が1年を超えるものを、文書ファイル等を単位として、保存期間別及び行政文書分類基準表の順に別に定める文書保存箱に収納し、総括文書管理者に引き継がなければならない。

(保存文書の閲覧等)

第42条　保存文書の借用を受けようとする者は、保存文書貸出簿に必要事項を記入し、総括文書管理者の承認を受けなければならない。

(庁外持出等の制限)

第43条　保存文書は、庁外に持ち出すことはできない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ総括文書管理者の承認を受けたときは、この限りでない。

(文書の廃棄)

第44条　総括文書管理者は、第41条の規定により引継ぎを受けた文書のうち、保存期間が満了した文書について、当該文書の文書管理者に保存期間が満了したことを通知するものとする。

(文書の処分の方法)

第45条　前条の規定により廃棄を決定した文書(次条の規定により市史編さん主管課長に引き継ぐものを除く。)の処分は、他に不正な利用をされない方法により行わなければならない。

(歴史資料の引継ぎ)

第46条　総括文書管理者は、毎年度末日までに、廃棄を予定している文書の目録を市史編さん主管課長に送付するものとする。

(歴史資料の引継ぎの通知)

第47条　市史編さん主管課長は、歴史資料の引継ぎを受けるときは、歴史資料引継通知書により総括文書管理者に通知するものとする。

(点検及び監査の原則)

第47条の2　文書管理者は、保管している全ての文書について定期的に総括文書管理者が定める方法により点検を行うものとする。

(改善指導)

第47条の3　総括文書管理者は、前条第3項の監査結果の報告に基づき、文書管理者に対して必要な改善指導を行うものとする。

(紛失等への対応)

第47条の4　文書管理者は、文書ファイル等の紛失等が明らかになったときは、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。

第47条の5　総括文書管理者は、文書担当者に対して文書事務を適正かつ効果的に行うために必要な知識を習得させ、及び向上させるため、定期的に必要な教育及び研修の機会を設けるものとする。

(例外処理)

第48条　総括文書管理者は、この規則の規定によりがたい特別の事情があると認めるときは、別に定める方法により処理させることができる。

(その他)

第49条　この規則の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。