○鳴門市文書管理規則

平成19年3月22日

規則第2号

目次

第1章 総則(第1条―第10条)

第2章 文書の収受及び配布(第11条―第13条)

第3章 文書の処理(第14条―第24条)

第4章 文書の施行(第25条―第30条)

第5章 文書の保管、保存及び廃棄(第31条―第47条)

第6章 補則(第48条・第49条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規則は、法令その他別に定めるもののほか、文書の管理について必要な事項を定めることにより、文書の適正な管理を確保するとともに、文書事務の効率化及び最適化を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(2) 課等 鳴門市役所処務規則(昭和62年鳴門市規則第24号。以下「処務規則」という。)第1条に規定する課及び第2条に規定する会計課並びに第2条の2に規定する課内室をいう。

(3) 課長等 前号に規定する課等の長をいう。

(4) 主管課等 文書に係る事案を所管する課等をいう。

(5) 主管課長等 前号に規定する主管課等の長をいう。

(6) ファイリングシステム 文書をその発生から系統的に分類し、整理し、保管し、保存し、及び廃棄するまでを一貫した流れにより管理する仕組みをいう。

(文書取扱いの原則)

第3条 事案の処理は、全て文書により行うものとする。ただし、次に掲げる場合は、この限りでない。

(1) 処理と同時に文書を作成することが困難な場合

(2) 処理に係る事案が軽微なものである場合

2 前項第1号の規定により、文書によらず事案の処理をしたときは、事後において遅滞なく、この規則の定めるところにより処理しなければならない。

3 文書の取扱いは、正確かつ迅速に行い、常に能率的に処理しなければならない。

4 文書は、情報公開及び個人情報保護の観点から、適切な管理及び保護の措置を講じなければならない。

(総務課長の職務)

第4条 総務課長は、課等における文書の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括する。

2 総務課長は、課等における文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し、必要があると認めるときは、文書事務の処理に関し調査を行い、報告を求め、又は指導しなければならない。

(課長等の職務)

第5条 課長等は、その所管する文書について迅速な処理かつ適正な管理を行い、文書事務が能率的に運営できるよう努めなければならない。

(文書の種類)

第6条 文書は、法規文書、公示文書、令達文書及び一般文書に区分する。

2 法規文書は、次に掲げるものとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

3 公示文書は、次に掲げるものとする。

(1) 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づく処分又は決定等を一般に公示するもの

(2) 公告 一定の事実を公示するもので、告示以外のもの

4 令達文書は、次に掲げるものとする。

(1) 訓令 権限の行使又は職務の執行に関し、所属の機関又は職員に対して命令するもので、公示するもの

(2) 訓 所属の機関又は職員に対し個別的に命令する場合に発するもので、公示しないもの

(3) 達 特定の団体又は個人に対して、特定の事項について一方的に指示し、又は命令するもの

(4) 指令 特定の団体又は個人からの申請若しくは出願に対し、権限に基づいて許可し、認可し若しくは承認し、又は指示命令するもの

5 一般文書は、前3項に規定する文書以外のものとする。

(文書の記号及び番号)

第7条 文書には、次に掲げるところにより記号及び番号を付するものとする。

(1) 条例及び規則の記号は、それぞれ「鳴門市条例」及び「鳴門市規則」とし、これらの番号は、総務課長が管理する法規番号簿(様式第1号)による番号とする。

(2) 告示の記号は、「鳴門市告示」とし、番号は総務課長が管理する告示番号簿(様式第2号)による番号とする。

(3) 公告の記号は、「鳴門市公告」とし、番号は付さない。この場合において、公示する際、総務課長が管理する公告整理簿(様式第3号)に必要事項を記載するものとする。

(4) 訓令、訓、達及び指令の記号は、それぞれ「鳴門市訓令」、「鳴門市訓」、「鳴門市達」及び「鳴門市指令」とし、これらの番号は、総務課長が管理する令達番号簿(様式第4号)による番号とする。

(5) 一般文書の記号は、「鳴」の文字の次に当該文書の主管課等の頭文字を配置するものとする。ただし、主管課等の頭文字が他の課等の頭文字と区別しがたいときは、総務課長が当該主管課長等と協議し、区別できる文字を配置するものとし、これらの番号は、総務課長が管理する文書件名簿(様式第5号)による番号とする。

2 前項第1号第2号第4号及び第5号に規定する番号は、次に掲げる番号とする。

(1) 法規番号簿の番号は、毎年1月1日に起こし、それぞれの一連番号とする。

(2) 告示番号簿の番号は、毎年1月1日に起こし、それぞれの一連番号とする。

(3) 令達番号簿の番号は、毎年1月1日に起こし、それぞれの一連番号とする。

(4) 文書件名簿の番号は、毎年1月1日に起こし、主管課等ごとの一連番号とする。

3 第1項第5号の規定にかかわらず、一般文書のうち市議会に提出する議案については、総務課長が管理する議案整理簿(様式第6号)により処理するものとする。この場合において、議案に付する番号は、毎年1月1日に起こすものとする。

4 第2項第4号の規定にかかわらず、同一の事案に属する一般文書は、当該事案が完結するまで、同一の文書番号を用い、順次枝番号を付することができる。

5 第1項第5号の規定にかかわらず、一般文書のうち軽易なものについては、文書番号を省略することができる。この場合において、記号の次に「号外」を付するものとする。

6 総務課長は、文書事務の執行上必要と認めるときは、文書件名簿を主管課長等に管理させることができる。

(用紙の規格)

第8条 文書に用いる用紙の規格は、日本産業規格A列4番(以下「A4判」という。)とする。ただし、別に定めのある場合その他A4判とすることが適当でないときは、この限りでない。

(左横書きの原則)

第9条 文書は左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの

(2) 他の官公庁が縦書きと定めたもの

(3) 表彰状、感謝状、賞状その他これらに類するもので縦書きが適当と認められるもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、総務課長が特に縦書きを適当と認めたもの

(用字用語)

第10条 文書は、次に掲げるものにより、的確かつ簡潔に記載するように努めなければならない。

(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)

(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)

(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)

(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)

第2章 文書の収受及び配布

(文書の収受)

第11条 市役所に到達した文書、物品その他の郵便物(以下「文書等」という。)は、次に掲げるものを除き、総務課において収受するものとする。ただし、直接主管課等に到達した文書等については、当該主管課等において収受することができる。

(1) 申告書、申請書及び届出書等で、関係人が直接主管課等へ提出した文書

(2) 主管課等の職員が出張先等で受領した文書等

(3) 勤務時間外に到達した文書等

2 到達した文書等に、送料の未納又は不足のものがあるときは、官公庁から発せられたもの、公務に関するものと認められるもの又は総務課長が必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を負担して収受することができる。

3 勤務時間外に到達した文書等は、警備職員(鳴門市警備従事職員の服務に関する規程(昭和39年鳴門市訓令第3号)に規定する警備職員をいう。)が収受し、総務課長に引き継がなければならない。

(収受文書の配布)

第12条 前条の規定により総務課で収受した文書は、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 一般文書(次号から第5号の規定により処理するものを除く。)は、原則として開封し、当該文書の余白に受付印(様式第7号)を押し、文書件名簿に必要事項を記載の上、文書配布棚により主管課等に配布するものとする。ただし、軽易なものその他総務課長が文書件名簿に登載する必要がないと認めるものについては、この限りでない。

(2) 親展文書は、開封せずに市長、副市長又は政策監あてのものは秘書広報課に、その他のものは名宛人に配布するものとする。

(3) 書留、配達記録、配達証明、内容証明及び特別送達等特殊な郵便物(以下「特殊郵便物」という。)は、特殊郵便物配布簿(様式第8号)に必要事項を記載の上、当該特殊郵便物に係る事務を主管する課長等に配布し、受領印を徴するものとする。

(4) 現金、金券、有価証券、郵券又はこれらに類するもの(以下「金券等」という。)を添付してある文書は、金券等配布簿(様式第9号)に必要事項を記載の上、前号に準じて配布するものとする。

(5) 電報は、電報配布簿(様式第10号)に必要事項を記載の上、直ちに受信人に配布し、受領印を徴するものとする。

2 訴訟、異議申立て、審査請求その他到達の日時がその行為の効力又は権利の得喪に関わる文書については、前項の規定により取り扱うほか、当該文書の余白に到達時刻を記載するものとする。

3 2以上の主管課等に関係のある文書等は、最も関係が深いと認められる主管課等に配布するものとする。

(配布文書の返付又は転送)

第13条 主管課長等は、総務課から配布された文書等及び主管課等において直接収受した文書等のうち、当該主管課等の所管に属さないものがあるときは、直ちに総務課に返付又は転送するものとする。

第3章 文書の処理

(収受文書の処理)

第14条 主管課長等は、第12条の規定により文書の配布を受けたときは速やかに閲覧し、自ら処理するもののほか、処理方針及び処理期限等を指示して、当該事務の担当職員に起案又は供覧の処理をさせなければならない。

(起案)

第15条 文書による意思決定は起案によるものとし、起案に当たっては、次に掲げるものを除くほか、決裁権者が市長及び副市長のときは起案用紙(様式第11号)を、決裁権者が市長及び副市長以外のときは起案用紙(様式第11号の2)を並びに継続用紙(様式第12号)を用いなければならない。ただし、2枚目以降に使用する用紙については、継続用紙に代えて当該文書の保存に耐える他の用紙を用いることができる。

(1) 事務の性質上、他の用紙等を用いることが適当なものは、当該事務に適した用紙等を用いて処理することができる。

(2) 軽易な事案に係るものは、当該文書の余白に処理案等必要事項を記載して処理することができる。

(供覧)

第16条 収受した文書のうち、起案による処理を必要とせず、単に閲覧に供することをもって足りるものは、当該文書の余白に「供覧」と記載し、上司に供覧しなければならない。

2 収受した文書のうち、重要若しくは異例に属すると認められる文書又は起案による処理に着手する前に供覧する必要のあると認められる文書若しくは処理に長期の期日を要する文書は、当該文書の余白に「一応供覧」と朱書し、意見等を付して速やかに上司に供覧し、その指示又は承認を受けなければならない。

3 前2項の規定により供覧する文書のうち他の課等に関係するものは、当該関係課等に供覧しなければならない。

(起案文書の作成要領)

第17条 起案文書は、次に定めるところにより作成しなければならない。

(1) 関連する事案は、支障のない限り一括して起案すること。

(2) 事案が2以上の課等に関係するものは、あらかじめ関係する課等と十分協議したうえ、関係の最も深い課等において起案し、関係する課等に合議すること。

(3) 起案文書には、内容のよくわかる件名を付け、処理の目的、理由、説明、経過等を記載し、必要のあるときは、関係法令、例規等を付記するとともに、関係文書及び参考資料を添付すること。

(4) 経費を伴う事案についての起案文書には、経費の概算及び予算措置に関する事項を記載すること。

(5) 起案者は、起案用紙に起案年月日、文書の保存期間その他必要事項を記入し、起案者欄に記名押印をするとともに、鳴門市事務決裁規程(昭和41年鳴門市訓令第10号)の定めるところによる決裁区分及び合議先を記載すること。

(6) 起案文書を加筆訂正したときは、その箇所に加筆訂正者が認印すること。

(回議)

第18条 起案文書は、当該事務の決裁区分に従い回議しなければならない。この場合において、回議の順序は処務規則第35条の規定を準用する。

2 決裁権者は、起案文書の回付を受けたときは、速やかに査閲し、その可否を決定しなければならない。

(合議)

第19条 起案文書で、他の課等に関係のあるものは、次に定めるところにより決裁を受けなければならない。

(1) 合議は、関係の深い部課等から順次行うものとし、起案文書にはその順に合議先を記入するもとする。

(2) 合議の順序は、処務規則第35条の規定を準用する。

2 合議を受けた部課長等は、直ちに査閲し、異議がないときは押印し、異議があるときは主管課長等に協議し、なお協議が整わないときは上司の指示を受けなければならない。

(持ち回りによる回議等)

第20条 処理に急を要する事案又は秘密を要する事案若しくは重要な事案は、その内容について説明できる者が持ち回りにより回議又は合議するものとする。

(緊急事案の処理手続)

第21条 緊急に処理を要する事案で、第18条及び第19条に定める所定の手続を経る暇がないときは、上司の指示を受けて処理することができる。この場合において、当該事案の処理後直ちに所定の手続をしなければならない。

(代決)

第22条 特に急を要する文書について、決裁権者の不在中あらかじめ定められた職員がその事務を代決したときは、起案文書の代決者として押印した印影の上部に「代」と記載するものとする。

2 前項の場合において、定例又は軽易なものを除き、更に「後閲」と記載し、速やかに決裁権者の後閲を受けなければならない。

3 前2項の規定は、回議又は合議の過程において回議又は合議を受ける者が不在の場合に準用する。

(法規文書等の審査)

第23条 条例、規則及び訓令等に関する文書については、鳴門市条例審議会の審議を経た後、回議するものとする。

2 次に掲げる文書は、総務課に合議し、総務課長の審査を受けなければならない。

(1) 市例規の解釈に関するもの

(2) 疑義のある法令の解釈又は運用に関するもの

(3) 重要異例に属するもの

(起案内容の変更等の取扱い)

第24条 回議の結果、起案文書の内容に重大な変更が生じた場合又は廃案となった場合は、回議した者にその旨を通知しなければならない。

第4章 文書の施行

(施行)

第25条 決裁を受けた起案文書(以下「決裁文書」という。)は、起案者において決裁年月日を記入のうえ、直ちに施行の手続をとらなければならない。ただし、直ちに施行することができないものについては、主管課長等の指示を受けるものとする。

(文書の浄書及び校合)

第26条 施行する文書(以下「施行文書」という。)の浄書は、主管課等において行う。

2 浄書した文書は、決裁文書と校合し、当該決裁文書と相違ないことを確認しなければならない。

(文書の印刷)

第27条 施行文書の印刷は、主管課等において行う。

(公印の押印)

第28条 施行文書には、鳴門市公印規則(昭和39年鳴門市規則第4号。以下「公印規則」という。)の定めるところにより、公印を押さなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げるものには公印の押印を省略することができる。この場合において、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をしなければならない。

(1) 市の機関に対して発する文書(特に重要な文書を除く。)

(2) 市の機関以外に対して発する文書のうち、次に掲げるもの

 刊行物、資料等の送付

 法律効果を伴わない事実の通知

 照会、回答及び報告に係る文書で、権利義務にかかわらないもの

(3) 前2号に規定するもののほか、主管課長等が施行文書の性質、内容等により公印の押印を要しないと認めたもの

3 契約、登記関係の文書で書類の枚数が2枚以上にわたるものは、その両面にかけて割印を押さなければならない。ただし、袋とじをした文書については、のり付けの箇所に割印を押さなければならない。

(契印の押印)

第29条 施行文書には、施行の確認をするため、決裁文書の上に施行文書の上部を重ね、契印を押印しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、契印の押印を省略することができる。

(1) 前条第2項の規定により公印の押印を省略した文書

(2) 公印規則第9条第1項の規定により公印の印影を印刷した文書又は同条第3項の規定により電子公印を使用し、電子計算組織を利用して作成した文書

(3) 前2号に規定するもののほか、総務課長が施行文書の性質、内容等により契印の押印を要しないと認めたもの

(文書等の発送)

第30条 文書等の発送は、郵便により総務課において行う。ただし、特に緊急を要する文書等及び一時に大量に発送する文書等その他総務課長が必要と認める文書等は、主管課等において発送することができる。

2 郵送は、郵便料金後納制度により行う。ただし、これにより難いときは、郵便切手若しくは郵便はがき又は総務課長の指定した方法により行うものとする。

3 第1項本文の規定により総務課において郵便により文書等を発送するときは、主管課等において封入若しくは包装をし、宛先を記載し、急を要する場合を除き、午後4時までに課等ごとに一括し、後納郵便差出票(様式第14号)に必要事項を記入の上、総務課に回付しなければならない。

4 前項の規定にかかわらず、徳島県庁あての文書等は、主管課等で職務上秘密を要するもの及び個人のプライバシーに関わるものについては封入し、その他のものについては封入せずに総務課に回付するものとし、総務課において合封して発送するものとする。

5 前各項の規定にかかわらず、公印を押印しない文書については、主管課等においてファクシミリ又は電子メールにより発送することができる。

第5章 文書の保管、保存及び廃棄

(文書の管理)

第31条 文書は、ファイリングシステムにより管理する。

(文書の保管単位)

第32条 文書の保管単位は、課等ごととする。ただし、総務課長が適当と認めるときは、他の保管単位によることができる。

(ファイル責任者及びファイル担当者)

第33条 文書を適正に分類し、及び管理するために前条に規定する保管単位ごとにファイル責任者及びファイル担当者を置く。

2 ファイル責任者及びファイル担当者は、課等の保管単位にあっては課長等が指定する者をもって充て、前条ただし書に規定する保管単位にあっては保管単位の長が指定する者をもって充てる。ただし、1の課等に複数の保管単位が存する場合は、当該課等の課長等が指定する者をもって充てる。

3 ファイル責任者は、次に掲げる事項を行う。

(1) 文書の分類、整理、保管、引継ぎ及び保存に関すること。

(2) 文書の廃棄に関すること。

(3) ファイル基準表(様式第15号)の作成に関すること。

(4) ファイリングシステムの維持管理に関すること。

4 ファイル担当者は、ファイル責任者を補佐する。

5 課長等は、ファイル責任者及びファイル担当者の職及び氏名を総務課長に報告しなければならない。

(保管用具)

第34条 文書の分類、整理及び保管は、キャビネット及びファイリング用具を使用して行うものとする。

(文書の分類)

第35条 文書を系統的かつ体系的に管理するため、保管単位ごとに、全ての文書を小分類として個別フォルダーに収納し、その個別フォルダーを第1ガイド及び第2ガイドを用いて、大分類及び中分類に区分するものとする。

(文書の整理及び保管)

第36条 職員は、執務中を除き、文書を自己の手元に置いてはならない。

2 文書は、個別フォルダーに収納し、キャビネットの所定の位置に保管するものとする。

3 現年度文書は、原則として、キャビネットの上段及び中段の引き出しに収納するものとし、前年度文書は、下段の引き出しに収納するものとする。

4 翌日に処理を持ち越す文書は、やりかけフォルダーにより保管しなければならない。

5 処理中の文書は、付せん等により所在を明らかにし、速やかにその処理をしなければならない。

6 各課等に共通する文書は、総務課長が別に定める全庁共通ファイル基準表に従い、整理保管しなければならない。

7 ファイル責任者は、第2項の規定にかかわらず、キャビネットに収納することが不適当な文書については、総務課長の許可を得て、その他のキャビネット、保管庫、書棚等に収納することができる。この場合において、当該文書の名称、収納場所等を記載した所在カード(様式第16号)をキャビネットの所定の位置に保管しなければならない。

(文書の保存期間等)

第37条 ファイル責任者は、当該年度に発生した文書を随時精査し、保存する必要がある文書と保存する必要のない文書に選別しなければならない。

2 前項に規定する保存する必要のない文書は、次に掲げるものとする。

(1) 軽易な通知、案内状等の文書であって、後日参照の必要のないもの

(2) 他の記録と内容が重複している文書

3 文書の保存期間は、法令に別の定めがある場合を除き、別表に定める基準に従い、永年、10年、5年、3年及び1年の区分によるものとする。

4 文書の保存期間は、前項の区分に従い、個別フォルダーを単位として、主管課長等が定めるものとする。ただし、前条第6項の全庁共通ファイル基準表に係る個別フォルダーの保存期間については、総務課長が定めるものとする。

(文書の完結日)

第38条 文書の完結日は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める日とする。

(1) 出納に関する証拠書類 当該出納があった日

(2) 契約文書 当該契約事項の履行が終わった日

(3) 前2号に掲げる文書以外の文書 当該文書の事案の処理が終わった日

(保存期間の起算日)

第39条 文書の保存期間の起算日は、年度によるものは完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から、暦年によるものは完結した日の属する年の翌年の1月1日からとする。

(ファイル基準表の作成等)

第40条 ファイル責任者は、ファイル基準表及びファイル基準表総括表(様式第17号)を年度ごとに作成しなければならない。

2 ファイル基準表は、毎年度末に見直し、必要があれば改定しなければならない。

3 ファイル責任者は、毎年4月1日までに前年度のファイル基準表及びファイル基準表総括表を、それぞれ3部作成し、その一部を保管し、その2部を総務課長に提出するものとする。

(文書の引継ぎ)

第41条 ファイル責在者は、課等において保管する必要がなくなった文書で保存する必要のあるものについては、個別フォルダーを単位として、ファイル基準表の配列順及び保存期間別に別に定める文書保存箱に収納し、総務課長に引き継がなければならない。

2 前項の規定による引継ぎを行う場合は、総務課長が文書保存箱番号を指定し、ファイル基準表に文書保存箱の番号を記入するものとする。

3 第1項の規定により引き継がれた文書保存箱は、総務課長が管理する書庫で保存するものとする。

4 総務課長が特に必要と認めた文書の引継ぎについては、前3項の規定にかかわらず、別に定める方法によるものとする。

(保存文書の閲覧等)

第42条 保存文書の借用を受けようとする者は、保存文書貸出簿(様式第18号)に必要事項を記入し、総務課長の承認を受けなければならない。

2 保存文書の貸出期間は、1月以内とする。ただし、総務課長が特に必要と認めるときは、この限りでない。

3 保存文書は、これを抜き取り、取り替え、若しくは添削し、又は転貸してはならない。

(庁外持出等の制限)

第43条 保存文書は、庁外に持ち出すことはできない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ総務課長の承認を受けたときは、この限りでない。

(文書の廃棄)

第44条 総務課長は、第41条の規定により引継ぎを受けた文書のうち、保存期間が満了した文書について、当該文書の主管課長等に保存期間が満了したことを通知するものとする。

2 前項の規定による通知を受けた主管課長等は、総務課長の指示のもと、当該保存期間が満了した文書を廃棄しなければならない。

3 第37条第2項に規定する文書及び1年の期間保存する文書で保存期間が満了したものは、ファイル責任者が主管課長等の承認を得て、廃棄するものとする。

4 保存期間を超えて文書を保存する必要があると主管課長等が認めるときは、保存期間延長申請書(様式第19号)を総務課長に提出し、保存期間を延長することができる。ただし、次の各号に掲げる文書については、当該各号に定める期間が経過するまでの間保存期間を延長しなければならない。

(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間

(4) 開示請求があったもの 鳴門市情報公開条例に規定する開示請求又は鳴門市個人情報保護条例(平成16年鳴門市条例第2号)に規定する開示請求等に対する決定の日の翌日から起算して1年間

5 主管課長等は、保存期間内の文書であっても法令の改廃その他の理由により保存を必要としなくなったものは、総務課長と協議の上、廃棄することができる。

6 ファイル責任者は、第3項の規定により1年の期間保存する文書の廃棄を行った場合は、当該廃棄した日をファイル基準表に記入するものとする。

(文書の処分の方法)

第45条 前条の規定により廃棄を決定した文書(次条の規定により市史編さん主管課長に引き継ぐものを除く。)の処分は、他に不正な利用をされない方法により行わなければならない。

2 他に内容を知られることにより支障を生ずると認められる文書は、破砕、溶解、焼却その他適切な方法により処分しなければならない。

(歴史資料の引継ぎ)

第46条 総務課長は、毎年度末日までに、廃棄を予定している文書の目録を市史編さんを所管する課長(以下「市史編さん主管課長」という。)に送付するものとする。

2 市史編さん主管課長は、前項の規定により廃棄を予定している文書の目録の送付を受けたときは、その内容を調査し、市の歴史資料と認められる文書については、総務課長から引き継ぐことができる。

(歴史資料の引継ぎの通知)

第47条 市史編さん主管課長は、歴史資料の引継ぎを受けるときは、歴史資料引継通知書(様式第20号)により総務課長に通知するものとする。

第6章 補則

(例外処理)

第48条 総務課長は、この規則の規定によりがたい特別の事情があると認めるときは、別に定める方法により処理させることができる。

(その他)

第49条 この規則の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この規則は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規則の施行前に鳴門市文書取扱い規程及び鳴門市文書編さん保存規程を廃止する訓令(平成19年鳴門市訓令第1号)による廃止前の鳴門市文書取扱い規程(以下「旧文書取扱い規程」という。)及び鳴門市文書編さん保存規程(以下「旧文書保存規程」という。)の規定に基づき行われた文書の取扱い、保存その他の行為は、この規則の相当規定に基づき行われた文書の取扱い、保存その他の行為とみなす。

3 この規則の施行の際、旧文書取扱い規程及び旧文書保存規程の様式による用紙で、現に存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

附 則(平成19年5月1日規則第31号)

1 この規則は、公布の日から施行する。

2 この規則の施行の際、この規則による改正前の鳴門市文書管理規則様式第11号による用紙で、現に残存するものは、所要の改正を加え、なお使用することができる。

附 則(平成22年3月31日規則第3号)

(施行期日)

1 この規則は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成22年11月30日規則第35号)

この規則は、公布の日から施行する。

附 則(平成23年3月31日規則第8号)

この規則は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成29年7月1日規則第29号)

この規則は、公布の日から施行する。

附 則(令和元年5月17日規則第4号)

この規則は、令和元年7月1日から施行する。

附 則(令和3年3月31日規則第14号)

この規則は、令和3年4月1日から施行する。

附 則(令和3年12月28日規則第36号)

(施行期日)

1 この規則は、令和4年1月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規則の施行の際現にあるこの規則による改正前の様式(次項において「旧様式」という。)により使用されている書類は、この規則による改正後の様式によるものとみなす。

3 この規則の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。

別表(第37条関係)

(1) 第1種(永年保存)

ア 条例、規則、訓令等の原本

イ 予算書及び決算書その他予算又は決算に関する特に重要なもの

ウ 議決書その他市議会に関する特に重要なもの

エ 契約に関する重要なもの

オ 財産に関する重要なもの

カ 市の廃置分合、境界変更及び町名区域変更に関するもの

キ 市の沿革及び市史の資料となるもので重要なもの

ク 市行政の総合的な計画に関するもの

ケ 事務の引継ぎに関する重要なもの

コ 儀式及び表彰に関する重要なもの

サ 調査及び統計に関する特に重要なもの

シ 訴訟、和解、不服申立て等に関する重要なもの

ス 進退、賞罰及び身分等職員の人事に関する重要なもの

セ 租税、公課に関する重要なもの

ソ 許可、認可、承認等に関する重要なもの

タ 市広報

チ その他特に永年保存が必要であると認められるもの

(2) 第2種(10年保存)

ア 市議会に関する重要なもの

イ 支出負担行為決議書

ウ 会計帳簿及び収支証書類

エ 契約に関するもの

オ 補助金、交付金等に関するもの

カ 財産に関するもの

キ 公示に関するもので重要なもの

ク 寄附受納に関するもの

ケ 事務又は事業の計画及びその実施に関するもの

コ 請願、陳情に関するもので重要なもの

サ 訴訟、和解、不服申立て等に関するもの

シ 表彰に関するもので軽易なもの

ス 職員の勤務及び給与に関するもの

セ 調査及び統計に関する重要なもの

ソ 許可、認可、承認等に関するもの

タ 諮問、答申に関するもので重要なもの

チ その他10年保存が必要であると認められるもの

(3) 第3種(5年保存)

ア 市議会に関するもの

イ 契約に関する軽易なもの

ウ 公示に関するもの

エ ファイル基準表

オ 諮問、答申に関するもの

カ 租税、公課に関するもの

キ 請願・陳情に関するもの

ク 文書件名簿

ケ 補助金、交付金等に関する軽易なもの

コ 財産に関する軽易なもの

サ 調査及び統計に関するもの

シ その他5年保存が必要であると認められるもの

(4) 第4種(3年保存)

ア 市議会に関する軽易なもの

イ 職員の研修に関するもの

ウ 職員の人事、給与及び共済等に関する軽易なもの

エ 通知、照会、回答に関するもの

オ 予算に関するもので軽易なもの

カ その他3年保存が必要であると認められるもの

(5) 第5種(1年保存)

第1種から第4種以外のもの

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様式第13号 削除

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鳴門市文書管理規則

平成19年3月22日 規則第2号

(令和4年1月1日施行)

体系情報
第3類 職制・処務
沿革情報
平成19年3月22日 規則第2号
平成19年5月1日 規則第31号
平成22年3月31日 規則第3号
平成22年11月30日 規則第35号
平成23年3月31日 規則第8号
平成29年7月1日 規則第29号
令和元年5月17日 規則第4号
令和3年3月31日 規則第14号
令和3年12月28日 規則第36号