(職員)

第1条　事務局に、事務局長、係長及び書記、その他の職員を置く。

第2条　事務局の職員は、議長がこれを任免する。

(職務)

第3条　事務局長は、議長の命を受け、事務局の一切の事務を掌理し、所属の職員を指揮監督する。

(事務局の所掌事務)

第4条　事務局では、主に次の事務を行う。

(用語の意義)

第5条　この章において「文書」とは、職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、職員が組織的に用いるものとして、事務局が保有しているものをいう。ただし、官報、県報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。

(文書番号)

第6条　文書の番号は、暦年によるものとする。

(機密文書)

第7条　機密に属する文書は、当該文書の余白に「秘」と記し、機密が漏れないよう適当に取り扱わなければならない。

(文書の収受及び配布)

第8条　到達文書は、事務局において次により処理しなければならない。

(電話等による照会等の処理)

第9条　電話又は口頭で、照会、回答、報告等を受けたときは、その内容を簡潔にまとめ、前条の規定に準じて処理しなければならない。

(決裁等)

第10条　文書を受理したときは、速やかに処理案をつけて、伺い又は回覧しなければならない。

第11条　担当職員は、処理案を起案し、議長の決裁を受けなければならない。ただし、軽易な事件については、別に議長が定める者が専決することができる。

(文書の発送等)

第12条　決裁済の文書で発送しなければならないものは、文書番号を記入の上、公印を押して発送しなければならない。

(整理保存)

第13条　事務局は、完結文書を整理保存しなければならない。

(備品の取扱い)

第14条　事務局は、備品台帳を備えるとともに、備品の保管整理状況を明確にしておかなければならない。

(届出)

第15条　職員は、本籍、住所、氏名その他身上に異動があった場合は、直ちに届け出なければならない。

(緊急時の処置)

第16条　職員は、火災その他重大な事件があることを知った場合は、直ちに登庁して機宜の処置をしなければならない。

(異動等の処置)

第17条　職員は、退職又は転勤がある場合は、その担任事務の目録を作成し、未完結のものはその理由を付けて後任者に引き継がなければならない。

第18条　この規程に定めるもののほか、事務局の処務、職員の服務及び文書の取扱い等については、特別の定めがあるものを除き、市長の定めるものの例による。